四川科技职业学院档案管理办法 

第一章 总则

       第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据新修订的《中华人民共和国档案法》，制定本办法。

       第二条 学校档案是指从事教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

       第三条 档案工作是学校重要的基础性工作。档案具有存史、资政、育人功能；档案工作具有政治属性、文化属性。档案工作者以“为党管档、为校守史、为民服务”为宗旨，以“应收尽收、应归尽归”为原则。

       第四条 档案工作实行统一领导、两级管理；档案馆是核心业务部门，推行专兼职模式，共同完成档案收、管、存、用工作。

第二章 机构设置与人员配备

       第五条 学校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。

       第六条 学校档案机构的管理职责:

       (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作;

       (二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实;

       (三)负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

       (四)编研档案史料，开发档案信息资源，每年编辑一册《年鉴》；

       (五)开展档案的开放和利用工作;

       (六)开展学校档案工作人员的业务培训;

       (七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

     （八）重视档案“三大体系”建设：档案资源体系建设、安全体系建设和档案利用体系建设。

       第七条 学校为档案机构配备专兼职档案工作人员。

       学校专职档案工作人员列入学校编制。其人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

       各部门确定一名分管领导，一名兼职档案人员，负责收集、整理和移交工作。

       第八条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

       第九条 学校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学科研和管理人员同等待遇。

第三章 档案管理

       第十条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

       第十一条 文件材料的归档范围:

       (一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校的文件材料。

       (二)行政类:主要包括学校行政工作上级来文和校发文件、会议纪录及纪要，上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；教职工个人档案；各类协议与合同。

       (三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的党团组织档案、学生专业竞赛、国家奖助学金、毕业生登记表、招生录取名册等。

       (四)教学类: 主要包括反映教学管理、教学实践、教学改革和教学研究等活动的文件材料；学生学籍登记表、学业成绩表。

       (五)科研类:校级及以上科研项目立项申请表、结题报告、成果原件；产教融合材料。

       (六)基本建设类: 按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

       (七)仪器设备类:主要包括精密、贵重、稀缺仪器设备(价值10万元以上)的全套随机技术文件；国有资产在接收、便用、维修和改进工作中产生的文件材料。

       (八)影像实物类:主要包括学校在发展过程中形成的影像、视频等；重大奖励的奖状、奖牌等。

       (九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报原稿、审稿单、样书及出版发行记录等。

       (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；外籍专家来访等。

       (十一)财会类:学校可以根据实际情况确定归档范围，主要包括学校财务管理文件、重要报表、月度工资发放表等。

     （十二）专题类：重大事项、重大活动，可以建立专题档案，如校庆纪念、专业认证等。

       第十二条 学校实行档案材料形成部门立卷、档案馆管理的归档制度。

       学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理资料和立卷。立卷人应当按照材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交。移交档案要履行手续，填写移交清单，双方签字。

       第十三条 学校档案材料归档时间:

       (一)学校各部门应当在次学年6月底前归档;学生学业成绩表可以在次年12月前归档。

       (二)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。专题类档案应当在项目完成后两个月内完成。

       第十四条 学校档案机构对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

       第十五条 学校档案机构按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限；重点保存永久性档案。

       第十六条 学校档案机构采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。

       第十七条 学校档案机构对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

       第十八条 学校档案机构认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

       第十九条 档案查询，采取预约查档制。凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

       第二十条 学校档案机构提供利用的档案，只提供复制件。加盖学校档案机构“档案证明专用章”的档案复制件，与原件具有同等效力。

       第二十一条 学校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

第五章 条件保障

       第二十二条 学校为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。应当配置恒温、恒湿、防火、防潮、防有害生物等必要设施。建立相应的库房管理制度，实施人防、物防和技防。

                                                                                                                                                 四川科技职业学院图书馆 

                                                                                                                2023 年11 月 3日